Las 5S suponen una gran aportación a la cultura organizativa. En este post se habla con detalle de cada una de ellas y se dan consejos para aplicarlas

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Las 5S es un método japonés que tiene varios años de antigüedad; su origen se remonta a la década de los 50, aunque se perfeccionó durante los años 60 del pasado siglo. Este método fue creado para dar una respuesta eficiente a las necesidades de aquel entonces por parte de las grandes empresas nacionales tras la Segunda Guerra Mundial.

El diseño y la concepción de los principios del método de las 5 eses corrió a cargo de la empresa fabricante de automóviles Toyota, la cual se inspiró en los conocimientos y la sabiduría milenaria de la cultura japonesa para optimizar el desarrollo de sus procesos empresariales. La idea era aprovechar al máximo el tiempo y los recursos disponibles, así como las relaciones entre los trabajadores, el clima y el ambiente empresarial.

La aplicación de este método se propagó hacia diferentes instituciones, independientemente del sector al que pertenecieran, en parte gracias a los resultados satisfactorios que se derivan de su empleo. En la actualidad tiene una gran vigencia y un impacto positivo en diferentes sectores de la economía, y también en el ámbito personal. Es por ello por lo que, para muchas personas, se trata de un compendio de cinco reglas básicas para aplicar todos los días.

¿Qué son las 5 eses japonesas?

El nombre de este método hace alusión a cinco aspectos o principios que en el idioma japonés empiezan, precisamente, por la letra S. Estos términos son: seiri, cuya traducción al español es clasificación; seiton,que es equivalente a orden u organización; seiso, que se refiere a la limpieza; seiketsu, que se relaciona con lo estandarizado, con la higiene y la imagen, y shitsuke, que alude a la disciplina y al compromiso.

Estos cinco pilares son aplicables a varios contextos y su uso continuado y sistemático trae consigo resultados favorables que se traducen en un incremento de la productividad, un mejor aprovechamiento del tiempo y la obtención de resultados de alta calidad. A continuación, se describe el contexto de cada una de las cinco eses.

Seiri (clasificación)

El objetivo del seiri es eliminar del ambiente laboral y de los puestos de trabajo todos los objetos que no son necesarios ni facilitan las tareas o, simplemente, no reportan beneficios tangibles para el trabajador.

Por lo tanto, en esta primera etapa se debe hacer una clasificación, como su nombre indica, de los elementos y de los objetos que se disponen en los puestos de trabajo, los departamentos y, de forma general, en la empresa. El objetivo es separar todo lo que no es de utilidad o resulte innecesario.

Unido a esto, se trata de confirmar que se cuenta con todos los elementos que verdaderamente se necesitan para cumplir con la actividad central que se desarrolla. Esta fase debe realizarse con cierta frecuencia para evitar acumular piezas, herramientas y objetos superfluos y para tratar de tener en todo momento los medios adecuados para cumplir con el trabajo. Realizar esta clasificación inicial sienta las bases para la etapa posterior.

Entre los criterios aplicados en esta fase se encuentran los siguientes:

• Desechar los elementos que no se usan todos los años, a excepción de los que son difíciles de adquirir o reponer. De este modo, es esencial establecer un adecuado orden o una correcta prioridad de los objetos.
• Apartar todo lo que se usa una vez por mes.
• Dejar en el puesto de trabajo los objetos que se usan por lo menos dos veces todos los días.
• Tener al alcance de la mano todo lo que se usa con una alta frecuencia, al menos una vez por hora.

Seiton (orden u organización)

Esta segunda fase tiene el propósito de aprovechar eficazmente el espacio de los entornos laborales y mantener una adecuada distribución. En ella se prioriza la ubicación y el orden lógico de los materiales y de las piezas indispensables en cada marco espacial de la empresa, de forma que el acceso a ellos sea fácil y rápido.

Entre los métodos para lograr un correcto orden en las áreas de la organización se encuentra la gestión visual. Esta concepción es de gran utilidad para ubicar cada objeto en un lugar específico, donde pueda ser encontrado con facilidad. Mantener localizable cada elemento en un único sitio reduce las pérdidas de tiempo y energía.

Para lograr un correcto orden en los espacios se pueden aplicar los siguientes consejos:

• Ordenar y estandarizar de forma lógica el puesto de trabajo, siguiendo reglas de ordenamiento adecuadas.
• Clasificar las herramientas según el nivel de uso que se les da.
• Colocar los instrumentos de uso frecuente, a una mayor proximidad.
• Ejecutar la disciplina empleada en la teoría de colas: primero en entrar, primero en salir. Lo cual evita que los productos caduquen.

Seiso (limpieza)

En esta etapa se trata de eliminar la suciedad de los lugares, conjuntamente se optimiza su limpieza. Por lo tanto, se determinan y localizan las fuentes que generan suciedad con el propósito de eliminarlas y evitar su posterior aparición. Se logra que todos los objetos y las herramientas permanezcan en buen estado.

De esta manera, se debe garantizar el mantenimiento periódico de las maquinarias, los instrumentos y del propio puesto de trabajo. Todo ello para lograr que, en todo momento, se tenga un excelente estado operativo. Asimismo, este punto es esencial para evitar que ocurran accidentes laborales y que aparezcan enfermedades asociadas a los riesgos a los que están expuestos los empleados en su centro de trabajo.

Entre los aspectos que hay que considerar en esta fase están los siguientes:

• Detectar las anomalías existentes en cada instrumento, maquinarias y áreas de trabajo.
• Mantener procedimientos sistemáticos de inspección y limpieza.

Seiketsu (estandarización)

Entre los objetivos del seiketsu está evitar la reaparición del desorden y la suciedad. Para ello, resulta esencial la imposición de reglas y procedimientos que cumplir por todos los trabajadores. Estas normas deben contribuir a detectar fácilmente aspectos irregulares. Al mismo tiempo, deben ayudar a recordar la importancia que tiene mantener la limpieza y el orden en los centros de trabajo.

Shitsuke (disciplina y compromiso)

La fase shitsuke es esencial para garantizar el éxito del método. En esta fase se da seguimiento a las acciones que se llevaron a cabo en las anteriores. Además, se trata de garantizar el cumplimiento de las reglas establecidas en la empresa.

Es en esta etapa donde se realiza un balance y un control estricto del sistema. De este modo, se comparan los objetivos definidos previamente con los resultados obtenidos, lo que favorece la identificación de debilidades, deficiencias, fallos y de otros aspectos que se deben potenciar. Esta actuación puede desencadenar la transformación de algunos procesos y de los estándares definidos en aras de lograr las metas trazadas.

Por tanto, shitsuke se centra en identificar y aplicar procesos de mejora continua. Al mismo tiempo, se encarga de la comprobación constante del cumplimiento de los estándares de calidad definidos y de las metas propuestas. Trata de que la totalidad de los trabajadores de una empresa se familiaricen y apliquen los principios del método para lograr resultados satisfactorios y reales a corto, medio y largo plazo.

Valor del modelo de las 5 eses para mejorar el negocio

Se debe tener presente que el modelo de las 5 eses, en sí mismo, no es un fin, sino un medio. El éxito que se logre con este método depende de cómo se aplique y del grado de implicación que tengan los trabajadores de la empresa. Esto quiere decir que su empleo favorece la mejora de varios parámetros, pero para lograrlo todo el personal de la organización debe estar completamente comprometido con su implementación, su verificación y el sustento de este método en un tiempo prolongado.

Al aplicar adecuadamente el método de las 5S japonesas es posible incrementar los índices de productividad, mejorar las condiciones en los puestos de trabajo y el grado de satisfacción de los trabajadores de la empresa. Por otra parte, también favorece el aprovechamiento de la jornada laboral, la erradicación del tiempo muerto, el ahorro de materias primas y recursos y la obtención de resultados de alta calidad.

Con este modelo es posible reducir la cantidad de accidentes laborales que pueden tener lugar en la organización, el número de productos defectuosos producidos, las roturas y el tiempo que se necesita para buscar o cambiar las herramientas.

En contraposición, se logran aprovechar al máximo los locales y despejar algunos espacios. El clima de trabajo es otro de los aspectos que se ve favorecido con este sistema, ya que se logran perfeccionar la comunicación, la cooperación y el intercambio entre los trabajadores de la empresa e impulsar su preparación, así como su sentido de la pertenencia, la responsabilidad y el compromiso que tienen ante el cumplimiento de las tareas.

Poniendo en práctica el método de las 5S japonesas se evita la compra de material innecesario y se priorizan los aspectos críticos de la organización. Asimismo, se incrementa el retorno de capital, evitando el deterioro o daño de los productos y de los recursos disponibles durante la fase de expedición o almacenaje. Del mismo modo, se inicia un proceso profundo de transformación y de mejora continua en la empresa.