Estructura de un oficio

Si bien un oficio no tiene un formato estrictamente rígido, sin embargo suele constar de los siguientes elementos:

Lugar y fecha

Inicia incluyendo esta información para que quede claro el lugar de expedición y la fecha (mes, día y año). En ocasiones se suele ubicar este encabezado alineado a la derecha, no obstante, si lo ubicas a la izquierda también es válido.

Numeración.

Este punto puede variar de acuerdo con la institución. De todos modos consiste en indicar cuáles son los datos que permiten identificar ese documento por medio de: número de expedición, siglas de la oficina que lo elabora y el año en curso.

Destinatario

Lo ideal es que no ocupe más de cuatro líneas en el documento. Se sugiere incluir: nombre completo, cargo y lugar.

Asunto y resumen

Se especifica el asunto que trata el documento y seguido por dos puntos un resumen con el que se explica el contenido del oficio o una frase clave para entender en primera instancia la petición.

Cuerpo

Si se habla de cómo redactar un oficio, está claro que este es el punto clave y hay muchas forma de hacerlos, así que da a conocer tu mensaje, lo que te podemos sugerir es que escribas tu nombre y DNI de ser necesario, luego de manera precisa escribe lo que solicitas.

Es recomendable resaltar con negrita los puntos claves de tu solicitud, pero tampoco hay que exagerar, trata de que las palabras en negrita no sobrepasen el 15% del párrafo.

Despedida

Recuerda hacerlo de manera cortés para que la relación se mantenga en buenos términos. No olvide escribir al final un Atentamente con la firma y el nombre del emisor. Si es posible usar un sello con el logotipo de la institución, será mucho mejor por la validez que le da al documento.

Oficios múltiples: Según la Cantidad de Personas a las que Va Dirigido

Una tercera forma de clasificar los oficios es según el número de personas a las que se desea llegar por medio de este. De manera que las podemos dividir en Oficios Directos Simples u oficios simples y en Oficios Múltiples.

Los oficios simples son todos aquellos que van dirigidos a un solo destinatario, sea una persona, entidad comercial o agencia del estado. Para el caso de las empresas, se suele emitir el documento a nombre del dueño o de la persona responsable. A su vez, se considera que el oficio posee validez oficial si es emitido por una institución y si lo emite una empresa se habla de validez empresarial.

Aunque existen algunas excepciones a esta regla, ya que en algunos casos se considera que el oficio posee validez oficial a pesar de no haber sido emitido por una institución, un ejemplo son los oficios escolares o los emitidos por entidades bancarias.

Los Oficios Múltiples en cambio, se considera que son todos aquellos van dirigidos a un grupo de personas o a varias empresas. De modo que suelen mantener la misma estructura que los oficios simples, pero su redacción suele ser más general y menos personalizada. No lleva los datos de la persona a la que va dirigida y suele comenzar con un: “A quien interese”.

Plantillas de oficios

A continuación te ofrecemos algunas plantillas que hemos recopilado de varias situaciones de diferentes tipos de peticiones:

Si tienes más formatos o plantillas en Word que creas que le pueden servir a alguien más, no dudes en enviar tu oficio de ejemplo (formato .doc o .docx no mayor a 2MB) a través del siguiente formulario. Los mejores serán publicados.

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Ningún archivo seleccionado

Una carta oficio es un documento utilizado para comunicar de manera oficial y directa a un destinatario específico, emitido tanto por instituciones públicas como privadas. Por lo general, una carta de oficio se redacta con el objetivo de informar, siguiendo una estructura y estilo de escritura estrictamente protocolarios.

Es importante conocer cómo redactar un oficio correctamente, ya que es un documento que se utiliza en diferentes ámbitos laborales y administrativos. Saber cómo estructurarlo y redactarlo de manera clara y precisa puede marcar la diferencia entre una comunicación efectiva y una que cause confusiones o malentendidos.

Ejemplo de cómo redactar una carta oficio

[Ciudad], Fecha (día, mes y año)

Señores:

EMPRESA O INSTITUCIÓN A LA QUE VA DIRIGIDA LA CARTA

Persona o sección a quien va dirigida

[Ciudad]

ASUNTO: Comunicado

De manera atenta me permito solicitarle presentarse a la Subsecretaría de Planeación Educativa, ubicada en la calle 85 No 12-37, oficina 905, con el fin de retirar copia de la Resolución No 2140 de 28 de abril de 2025, expedida por esta entidad, por medio de la cual se asignan recursos a la Institución Educativa.

Para cualquier información adicional favor comunicarse con mi persona a el correo electrónico [email protected] o a los teléfonos 123555 ext. 120 – 300202020.

Atentamente,

 

[Firma del solicitante]__________________________
[Nombre del solicitante]
[Documento de identidad]

Descargar plantilla para oficio

Cómo redactar un oficio correctamente y cuáles son sus características

Para redactar un oficio correctamente, es importante considerar que este documento suele estar compuesto por una o dos páginas, dependiendo de la información que se quiera presentar.

Por lo general, se utiliza papel de tamaño carta (21.59cm x 27.94 cm), aunque también se pueden emplear formatos como A4 (21cm x 29.7cm) o formato oficio (21.59cm x 35.56cm). Es crucial tener en cuenta el tamaño del papel, ya que esto puede afectar la forma en que se distribuye la información y la presentación del documento en general.

Además de considerar el tamaño del papel y la extensión del documento, es importante seguir las normas y protocolos establecidos para la redacción de un oficio. Algunos consejos adicionales incluyen:

• Emplear un lenguaje formal y respetuoso, evitando coloquialismos y expresiones informales
• Utilizar un encabezado con el nombre de la institución y el destinatario, seguido de la fecha y el número del oficio (si corresponde)
• Incluir una introducción clara y concisa que establezca el motivo del oficio y la información que se va a presentar
• Es importante revisar el documento para asegurarse de que no haya errores de ortografía o gramática, ya que esto puede afectar la credibilidad y profesionalismo del remitente
• Utilizar párrafos cortos y separar claramente las secciones del documento mediante subtítulos o numeración
• Antes de enviar un oficio, es importante asegurarse de que cumple con los requisitos establecidos por la entidad receptora, incluyendo la estructura, formato y elementos requeridos
• Cerrar el oficio de manera cordial y formal, incluyendo una despedida y la firma del remitente

Le recomendamos leer: Cómo redactar una carta poder (con plantilla).

Elementos o estructura de un oficio

Dependiendo del tipo de oficio, puede variar la cantidad de elementos que deba incluir. Por ejemplo, en el caso de la imagen superior, se trata de un trámite municipal y es posible que el oficio deba contener algunos elementos adicionales, como un espacio reservado para el sello de la entidad.

Es importante considerar estos detalles para asegurarse de que el oficio cumpla con los requisitos necesarios y sea bien recibido por la entidad receptora.

En términos generales, un oficio debe tener esta estructura:

1. Lugar y fecha: Inicie incluyendo esta información para que quede claro el lugar de expedición y la fecha (mes, día y año).
2. Numeración: Este punto puede variar de acuerdo con la institución. De todos modos consiste en indicar cuáles son los datos que permiten identificar ese documento por medio de: número de expedición, siglas de la oficina que lo elabora y el año en curso.
3. Destinatario: Lo ideal es que no ocupe más de cuatro líneas en el documento. Se sugiere incluir: nombre completo, cargo y lugar.
4. Asunto y resumen: Se especifica el asunto que trata el documento y seguido por dos puntos un resumen con el que se explica el contenido del oficio.
5. Cuerpo: Si se habla de cómo redactar un oficio, está claro que este es el punto clave, así que da a conocer su mensaje.
6. Despedida: Recuerde hacerlo de manera cortés para que la relación se mantenga en buenos términos. No olvide escribir al final un Atentamente con la firma y el nombre del emisor. Si es posible usar un sello con el logo de la institución, será mucho mejor por la validez que le da al documento.

Clasificación y tipos de carta oficio

Es fundamental comprender este sistema de clasificación para aprender cómo redactar un oficio de manera efectiva, ya que le permitirá establecer una conexión clara entre el destinatario y la entidad emisora del documento.

Por destino y procedencia institucional

• Oficio interior: En el determinado caso que un oficio sea de uso interno y que por ende va a ser movilizado dentro de las propias oficinas de una institución, se le denomina como interior.
• Oficio exterior: Es la forma en la que se clasifica a este tipo de documentos cuando el oficio es redactado con el objetivo de hacerlo llegar a un público en general u otra institución ajena.

Dirigidos a una o varias personas

• Oficio directo simple: Es aquel oficio que se redacta pensando en ser dirigido a una persona o institución en particular, a quien se le denominará como titular. El texto será válido si es presentado por una institución.
• Oficios múltiples: En realidad la estructura es similar al caso anterior, pero en este caso el documento es dirigido a varias personas al tiempo, motivo por el cual la redacción debe ser más abierta, para que de este modo sea comprensible por todos y no alguien en específico.